גיבוש עובדים הוא מוצר צריכה בסיסי לקיום עבודת צוות תקינה. מצב בו מתקיים מיזוג בחברה כשל פרזות ועמידר או אגף הלוגיסטיקה והטכנולוגיה מצריך ממחלקת משאבי אנוש פעילות לגיבוש עובדים במחלקות, אגפים, צוותים חדשים בארגון.
למיזוג יש תפקיד חשוב והוא בחיסכון בכסף לחברה ולארגון ומצד שני מניעת תחרות כי כאשר שני מתחרים מתאחדים האנרגיה של הארגון הופכת ליותר ממוקדת. לפניכם שלושה דוגמאות. אציג שלושה מקרים שבהם החברות הם חברות ממשלתיות ובטחוניות אולם המקרה תקף גם עם מדובר במיזוג של חברות היי טק או באקזיט שבו צריך למזג החלטות ברמת ההנהלה.
כשוועדת הכספים מאשרת את המיזוג של החברה "פרזות" עם החברה הממשלתית עמידר המטרה היא לחסוך כסף בעשרות מיליונים ומצד שני להגדיל ההיצע של הדירות למי שזכאי דרך הדיור הציבורי. המיזוג טומן בחובו פיטורי עובדים/ות ומצד שני הכנסה של עובדים/ות חדשים/ות לעבוד יחד.
ב-2.5.16 התקיים מיזוג של האגודה למען החייל עם קרן ליב"י. תחת שם אחד "יחד למען ןהחייל" כדי לחסוך עליות במשכורות ובפעילויות, ביטול כפילויות כאשר כל כספי התרומות ילכו רק לטובת החיילים.
בקיץ הבאה ימוזג אגף הלוגיסטיקה עם אגף הטכנולוגיה בצה"ל לזרוע היבשה. הדבר יחסוך כמיליארד ₪ וייתן מענה אפקטיבי לשעת חירום. כדי שהדבר יתקיים ייצרו 19 צוותים שתפקידם היה לבחון את הנושא.
נחתם הסכם התייעלות בתעשייה האווירית ובו 830 איש יפוטרו נוכח התוצאות העסקיות. במקרה זה יהיו שינויים ארגונים כך שמעט אנשים יעשו יותר.
חשיבות גיבוש עובדים לחברה
כאשר עולות צמד המילים גיבוש עובדים הרבה פעמים הקונוטציה היא שצריך ליצור חוויה ייחודית ומתוך החוויה הייחודית והמשותפת יצמח הגיבוש. למשל לעשות הרמת כוסית, לארגן אירוע חברה גדול שבו כולם יהיו מוזמנים ותהיה הופעה. לשריין חדר קריוקי מתוך אטרקציה "שזייפני השירה" יחברו בין העובדים/ות. זה טוב ויכול אולי לשפר את המורל לטווח קצר אבל גיבוש עובדים יהיה כשיתווספו חוויות משותפות בעבודה, יוסכמו נורמות ודרכי עבודה משותפות וההכרות תהפוך להרבה יותר אינטימית. בתחילת המיזוג ישנם שלוש אפשרויות : הקמת צוות חדש, הקמת צוות מעורב, השארת צוות וותיק. ניתן להסתייע במנחה קבוצות ואם בעבר כבר הדרכתם לפניכם מספר רעיונות איך לעשות זאת לבד.
גיבוש עובדים - צוות חדש
כאשר הצוות מורכב משתי חברות שונות שהעובדים לא מכירים נחוץ לערוך קודם כל שיחות אישיות מטעם המנהל/ת ולהסביר שוב על התהליך שנוצר כפי הידוע ולעדכן על המבנה החדש, מה יכלול התפקיד החדש נכון לעכשיו (כי דברים עלולים להשתנות תוך כדי עבודה) ומי יהיו האנשים. אם יש אפשר כבר לתת את שמותיהם בפיסבוק או בלינקדין למי שרוצה להכיר מי יעבוד יחד.
שלב ראשון - מחליטים על ישיבה עם כל העובדים/ות החדשים ומציגים לפניהם את החזון החדש, המטרות והיעדים המשותפים. יש להגדיר מראש זמנים. לפעילות בין שעה לארבע שעות . מציע להתחיל את המפגש בסבב שמות אקראי כאשר כל עובד/ת מציג/ה מקום מגורים, מקום לידה, ומאיזה מחלקה הגיעה.
שלב שני –. מבקשים שהם ירשמו על Quick Memo בנייד או בדף את המשפט הבאה " שינוי בשבילי הוא .............." לאחר שסיימו מבקש להקריא כשמתנדב/ת יכתבו על לוח, פליפצ'ארד או בריסטול שהוכן מראש את השלמת משפט. על פיו ניתן יהיה לבחור במה להתמקד.
שלב שלישי - מבקשים מהעובדים/ות להתחלק לזוגות ומושיבים אותם אחד ליד השני. לכל אחד יש שתיים וחצי דקות להציג את עצמו בפני הפרטנר/ית למשחק ולאחר מכן כל אחד צריך להציג את השני/ה.
שלב רביעי – מחלקים לשתי טורים ומסובבים פנים אל מול פנים וכך הם צריכים במשך שלוש דקות לנסות למצוא כמה שיותר דברים משותפים לאחר מכן מצרפים אליהם עוד זוג עד שנוצרות שתי קבוצות.
שלב חמישי – יש לבקש לעשות תמונת סלפי עם כמה שיותר אנשים במשך דקה עד חמש דקות בהתאם לכמות האנשים.
שלב שישי – משיגים פליפצ'רד, לוח או תולים בריסטול וכל אחד צריך לרשום משפט "שינוי בשבילי הוא דבר..... (ניתן לחלק דפים ועטים) וכל אחד שכותב/ת את סיום המשפט צריך להסביר למה.
שלב שביעי – חשיבות עבודת צוות. כל אחד/ת כותב/ת מה היא עבודת צוות אופטימלית יחד עם השם ומעביר את הדף לבאה אחריו וכל אחד מוסיף עד שהדף מוחזר "לבעליו". לאחריו יש חמש עד עשר דקות שבו נותנים בצורה חופשית לדבר עם אלה שכתבו בדף שלהם. למצוא מחנה משותף.
שלב שמיני – תאום ציפיות וסיכום המפגש! על ראש הצוות המנהל/ת להגיד תודה. ולהסביר שמתחילים בתהליך שיהיו בו ירידות ועליות עם מבט אופטימי כלפי העתיד.
גיבוש עובדים לצוות מעורב
כאשר יש צוות שהוא מעורב בו יש עובדים/ות חדשים/ות וותיקים/ות יש צורך ליזום מפגש בשלב הראשון בעבודה ובשלב השני מחוץ לעבודה.
יש לקבוע זמן התכנסות למפגש ובו יוצג הציפיות המקצועיות והחברתיות. במידה ועדין העובדים/ות לא יודעים/ות מה יהיה התפקיד החדש יש לעשות שיחות מקדימות. על המפגש להכיל גם את החששות וגם לעשות מינגליניג בו יכירו האחד את השני. ניתן לחלק את הישיבה לשלושה חלקים.
חלק ראשון – סבב הכרות מול כל המשתתפים/ות הכולל הצגה עצמית כמו שם, עיר מגורים, ומשהו אישי שלא מכירים. לאחר מכן עוברים לתאום ציפיות מקצועי על כל המשתמע מכך.
חלק שני – היכן השינוי תפס כל אחד/ת בחיים. כל אחד/ת יכול לספר היכן המיזוג תפס אותו בחייו. ניתן להתחיל במשפט "שינוי בחיים בשבילי הוא דבר...... " ולהשלים את המשפט.
חלק שלישי – ניתן לקחת הפעלה מתוך הנושא "גיבוש עובדים צוות חדש".
חלק שלישי – המקום שלי בעבודת צוות!! כאן יש צורך לעלות את הנושא של עבודת צוות כמקור לתמיכה, הזדמנות והשגת מטרות..
מבקשים מהעובדים/ות לדרג מהדבר החשוב ביותר עד הדבר הפחות חשוב מה הוא עבודת צוות מיטבית על פי הנושאים הבאים : תאום, חלוקת תפקידים, מטרה משותפת, הבנת צרכים, שיתוף פעולה, סנכרון, הבנה הדדית, גיבוי הדדי, לחתור ליישום היעד, כבוד, הערכה, פרגון, כל אחד יודע את תפקדו, מנכ"ל מנצח על התזמורת. עזרה הדדית, שקיפות.
מחלקים לקבוצות ( על פי כמות העובדים/ות) שצריכים להסכים עד הדירוג תוך שבע דקות. כל קבוצה תקריא את הדירוג שלה. בשלב הבאה הקבוצות צריכות לחשוב, לתת רעיונות ולהסכים כיצד ניתן להטמיע את אותם ערכים בעבודה היום יומית.
חלק רביעי– סיכום מפגש וקבלת משוב מהעובדים/ות.
השארת צוות וותיק
במקרה כזה חשוב לעשות ישיבה שבה יוסבר כל התהליך. ומה הציפיות מהצוות נכון להיום.
פעילות גיבוש מחוץ לשעות העבודה.
לאחר תקופת הסתגלות שבין חודש לשלושה חודשים כדאי לערוך פעילות גיבוש שהיא מחוץ למשרד כדי לאפשר לעלות חוויות חדשות, רשמים חדשים מהשינוי וליצור חוויות משותפות שיעזרו לשיתוף פעולה הדדי וחיבור.