כשבאים להפיק מסיבת הפתעה ליום הולדת הכלל הראשון לשמור על דיסקרטיות. להתקשר לאנשים שיודעים בוודאות שהם יבינו וישמרו סוד ורק אז לפתוח קבוצה בטלגרם או בווטס אפ. ועכשיו נעבור לשלבי הפקת האירוע בפועל.
1.איתור רשימת מוזמנים/ות – בדרך כלל אנו עושים רשימה בצורה מאוד אינטואטיבית, חברים או משפחה משותפת אבל בואו "נעלה קומה" חשבו על האנשים שעשו טוב השנה לבעל/ת השמחה, זה יכול להיות מישהו מהעבודה שהוא מדבר עליו, אפילו שכן שתמיד מוכן לעזור או ידידה שתרמה להצלחה שלה בצוות. בנוסף אפשר לאתר חבר/ה מהרשת החברתית שבעל/ת השמחה מפרגן להם תמיד ברשת החברתית.
א. אחרי שעשית רשימת שמות יש להתקשר באופן אישי ולהודיע שזאת מסיבת הפתעה ליום הולדת. חשוב להגיד זאת כמה פעמים בדגש על התחלת השיחה ובסיום השיחה. ברר/י כבר במהלך השיחה האם בטווח תאריך יום ההולדת המקורי הלועזי או העברי יש ימים לא פנויים הדבר יקל עליך לקבוע תאריך מוסכם.
2..קביעת יום ושעה – לאחר שבנית רשימת מוזמנים/ות יש להתמקד בתאריך יום ההולדת שהוא המקור שממנו אפשר "לגזור" את היום שתחגגו. הוא יכול להיות כמה ימים לפני או כמה ימים אחרי יום ההולדת. עד כאן החלק הקל.
א.בחירת היום תלויה בכך שהאנשים המשמעותיים ביותר יוכלו להגיע. כמו בכל אירוע גדול כגון: חתונה, בר מצווה, בת מצווה, ברית, בריתה, מסיבת גיוס לצה"ל יהיו אנשים שלא יוכלו להגיע. בדרך כלל מדובר על 10% עליך לקבל את ההחלטה כי לפעמים אין לזה סוף. כדי להתגבר על המשוכה הזאת חשבו מי האנשים שבעל/ת השמחה הכי ישמחו לראות.
ב. לאחר שנקבע היום אפשר לבדוק מול אומן/נית מפעיל/ה מרצה ליום ההולדת. רק אם יש מישהו שבעל/ת השמחה רוצה מאוד שיגעו יש להתשב בלוח הזמנים של הספק/ית. אבל במידה והדבר הוא המשני אז לאחר קביעת תאריך בדקו איזה מפעיל/ה, אומן / אומנית או מרצה יכולים להגיע למסיבת ההפתעה לכבוד יום ההולדת.
ב.הקמת קבוצה בטלגרם,/ ווטס אפ – אם עברת את "משוכת התאריך" ורוב המוזמנים/ות יכולים להגיע פתחו קבוצה ברשת החברתית עם אלה שאישרו הגעה לאחר מכן אפשר לצרף עוד. במידה ויש עוד חברה שחולקת איתך בנטל הפכי אותה למנהלת קבוצה. ישננה אופציה להפוך את כולם למנהלים/ות ואז אף אחד לא יפגע. חשוב לפתוח בתאריך שנקבעת מסיבת ההפתעה ליום הולדת.
ג.השארת קבוצה פתוחה להודעות – הייתרון הוא חלוקת סמכויות כדי שהחברים/ות בקבוצה יוכלו להחליט איזה משימה או כיבוד לעשות. הכינו רשימה מראש של כיבוד / קישוט המקום / הפעלה / עריכת סרט ווידאו / הבעת לפטופ / מקרן וכל דבר שתחליטו לגבי האירוע. ייתרון נוסף בהשארת קבוצה פתוחה הוא מוטיב המעורבות. כאשר חברים/ות בקבוצה יגיבו וירגישו מעורבים זה יחזק את הצורך להגיע אל מסיבת הפתעה ליום הולדת.
ד.השארת קבוצה סגורה להודעות - ייתרון מיקוד במטרה בלי הסחת דעת, נותנת שליטה למנהל/ת הקבוצה והיא ממוקדת מטרה. חיסרון החברים/ות בקבוצה יכולים להרגיש פחות מעורבים/ות. לכן לאחר שהוספתם את כל החברים/ות בני/ות משפחה חשוב להסביר למה הוחלט להשאיר את הקבוצה להודעות של המנהלים/ות בלבד.
טיפ ל-הופעה ליום הולדת
ניתן להזמין גרפולוג שיערוך הופעה מצחיקה, שנונה, וקורעת מצחוק וידבר על התכונות אופי שהכי מאתגרות אותנו. מחסכונות ועד קמצנות, מסטריליות ועד בזבזנות, על זוגיות, יצרים ומה שביניהם.
טיפ ל-הזמנת מרצה/ הרצאה ליום הולדת
אפשר להזמין הרצאה בתחום מנהיגות, שפת גוף, תקשורת בין אישית, שיפור זיכרון ועוד.
טיפ ל-הפעלה ליום ההולדת
ניתן להזמין מנחה קבוצות שיערוך משחקי תקשורת בין אישית משעשים ותוך כדי ייתן טיפים בנושא שפת גוף וכו..
טיפ ל-הזמנת סדנה ליום הולדת.
ניתן להזמין סדנת יוגה צחוק משוגעת שכוללת משחקי אימפרוביזציה ואלתור, רכבת מסג'ים מטורפת, מעגלי צחוק ועוד..